Dentro del proyecto de Administración Electrónica que viene implementándose en la Universidad de Almería durante el quinquenio 2010-2015, el Servicio de Contratación, Patrimonio y Servicios Comunes, en su momento, le planteó a la Gerencia la posibilidad de iniciar la contratación electrónica como una parte más del proyecto general de Administración Electrónica.

La Gerencia aprobó la iniciativa y se comenzó una búsqueda de información externa para conocer que se hacía en el resto de Administraciones Públicas en materia de contratación electrónica. Se obtuvo poca información, conocimos el proyecto de e-contratación del Gobierno de País Vasco y algunas experiencias puntuales de alguna otra Administración Pública.

En la Universidad decidimos, tras la debida aprobación por parte de la Gerencia, tramitar el expediente de contratación de forma tradicional (procedimiento abierto forma de adjudicación subasta) y se realizó la fase de licitación y adjudicación del contrato de forma totalmente electrónica.

Habíamos estimado que el coste de electricidad aumentaría un 9,8% respecto al contrato de 2008. La plataforma nos permitió ahorrar un 11% respecto a este precio estimado. Además, a nivel administrativo, conseguimos también unos ahorros importantes en horas de trabajo y material, principalmente en las notificaciones y aclaraciones.

Objetivos Perseguidos, Estrategias Fijadas Y Resultados Obtenidos

Tras la experiencia positiva obtenida en la tramitación del expediente de suministro de energía eléctrica, la UAL se planteó ir más lejos, por ello la Gerencia de la Universidad de Almería desde el Servicio de Contratación, Patrimonio y Servicios Comunes, de nuevo inicia un proyecto innovador “ir hacia la licitación electrónica integral”, todo ello dentro del marco jurídico Español y Europeo.

Entre los objetivos que nos fijamos se encontraba temas tan capitales como la reducción de los costes de contratación gracias al aumento significativo de la concurrencia, o favorecer el acceso de las pequeñas y medianas empresas a los contratos públicos. Además, la generalización de la vía electrónica para todo lo que tenga que ver con la contratación pública reduciría drásticamente el trabajo administrativo, especialmente en lo referente a la documentación requerida a las empresas.

Por tanto, la mejora no solo será interna, a nivel de tramitación del procedimiento, sino también externa, prestando nuestra experiencia a las empresas de forma que éstas incrementan su competitividad.

La introducción de esta nueva herramienta en la metodología de trabajo en la Universidad y en los proveedores trajo cambios inevitables que tuvimos que explicar y poner en valor. Para garantizar que la puesta en marcha de la licitación electrónica era paulatina y no traumática, tanto en la organización como en el exterior, diseñamos un plan basado en 6 pilares estratégicos:

Pilar 1: Transparencia

Partiendo de la publicidad legal de los procedimientos de contratación establecida en el TRLCSP, el uso de la Plataforma ha permitido garantizar que la publicidad de los procedimientos de contratación tramitados a través de ella, se ajusten a las exigencias de la Ley. Además hemos implantado los avisos de compra programada a fin de adelantar información de nuevas compras públicas y así facilitar a las empresas su participación. Tras la implantación de estas actuaciones hemos detectado, a través de las encuestas de usuarios, que la percepción general de los licitadores con respecto al área de contratación, con carácter general ha mejorado.

Se propone en esta estrategia para valorar su impacto final, la elaboración de una encuesta dirigida a las empresas licitadoras para recabar datos directamente de los proveedores que han participado en los diferentes procesos.

Pilar 2: Ahorro

Se ha obtenido un ahorro medio del 12,46% en todos los procedimientos de contratación gestionados electrónicamente (más de 100 durante el periodo), lo que significa un ahorro de más de 3 millones de euros.

Además según estudios propios, esto supone un ahorro en papel y copias de cerca de 1600 unidades en cada uno de los procedimientos abiertos, y cerca de 700 en cada uno de los procedimientos negociados. A este ahorro, se debe sumar tanto el ahorro total en las comunicaciones postales que se han reducido a cero.

Pilar 3: Participación De Las PYMES Y MiPymes

Hemos conseguido un porcentaje de participación de micro y Pymes al proyecto del 83,78 %, muy por encima de la media de participación tanto a nivel nacional como europeo. Durante el periodo se han presentado 329 ofertas electrónica.

Del total de adjudicaciones, más del 85% de ellas han sido conseguidas por empresas que corresponden al perfil PYME o miPYME y en concreto uno de ellos es una empresa Ecuatoriana

En el futuro incrementaremos los contactos con las asociaciones empresariales y cámaras de comercio, con el fin de fomentar la participación de sus asociados.

Pilar 4: Acercamiento De La Compra Pública A Los Ciudadanos

Se han creado cuenta en las redes Sociales más importantes, destacando por su actividad y seguidores la cuenta de Twitter @ualcontratacion. Con el fin de promover fundamentalmente el acceso sin coste a la información por parte de los licitadores, la Universidad de Almería ha difundido por un lado aquellos contenidos cuya publicación es exigida por la legislación de contratos, así como otros que han aportado un valor añadido de transparencia y rendición de cuentas.

Los contenidos en Twitter han llevado a obtener a esta cuenta un incremento desde marzo de 2012 de más de 900 seguidores, con un Resonante y alcance potencial medido sobre 40 usuarios a más de 5 Millones.

Pilar 5.- Adaptación De La Documentación Administrativa Al Formato Electrónico

Se han realizado mediante Adobe Acrobat, formularios en PDF de todos los Anexos que los licitadores pueden rellenar directamente en formato digital y firmarlos, adjuntándolos a su documentación.

Además, se han incluido los elementos de identidad institucional de la Universidad de Almería, así como los correspondientes a los diferentes organismos financiadores, AECID, FEDER, Ministerios y Junta de Andalucía.

Pilar 6.- Plan De Formación A Usuarios

Se han realizado una media de 3 intervenciones por cada usuario dado de alta, aunque en algunos casos no ha sido necesaria ninguna intervención. Estas se han realizado por medio del uso de escritorios remotos (Teamviewer), elementos de configuración automáticas, repositorios de documentación, y asistencia in-situ a todos los usuarios que lo han requerido, ha permitido implementar la plataforma de manera fluida y sencilla, sin ninguna incidencia reseñable.

La empresa VORTAL ha dispuesto de numerosas personas en atención constante a los licitadores a través de su Call Center.

También se han elaborado manuales de uso personalizados así como video tutoriales de diferentes procesos de la tramitación.

NOTA: Este texto es un extracto del capítulo escrito por la Universidad de Almería para el libro Agenda para la Gestión Municipal 2015-2019 que podéis adquirir aquí.