El proceso de digitalización del servicio de contratación pública está siendo más lento y costoso de lo previsto inicialmente.

La digitalización, simplemente, significa reemplazar la actividad que solía realizarse de forma analógica y desconectada, con una actividad conectada, intermediada por una capa tecnológica”
Rita Gunther McGrath (Seeing around the corners)

Si analizamos el proceso de la contratación pública, vemos que la digitalización consiste en producir los expedientes de contratación en formato digital a lo largo de las cinco fases que componen dicho proceso: planificación, preparación, licitación, ejecución, evaluación y reporting.

Hasta la fecha, la única fase en la que se han centrado la mayor parte de los esfuerzos ha sido la fase de licitación. Y sin embargo la fase en la que se materializa el valor es la fase de ejecución. Esta fase es donde se confronta la definición obtenida en las fases previas con la realidad de un proveedor que ofrece bienes y servicios.

La digitalización de todas las fases del proceso (digitalización integral) ayuda a mejorar la gestión de la mayoría de los problemas que tiene en la actualidad la contratación pública.

Un análisis inicial de las dificultades del proceso de digitalización del servicio de contratación pública nos arroja la existencia de tres áreas de complejidad. Son las siguientes:

  • Complejidad Jurídica: Leyes y Normas transcritas desde las Directivas Europeas de la Contratación.
  • Complejidad técnica: el nuevo escenario que produce la introducción de sistemas de información que habilitan el formato digital y las servidumbres que implica en cuanto a instalación, gestión, mantenimiento y soporte de estos sistemas, Además se producen nuevos retos como la Gobernanza de la tecnología o la Ciberseguridad.
  • Antro-Complejidad, todos los aspectos relacionados con la gestión del cambio, el aprendizaje, la adquisición de la nueva autonomía y maestría en el formato digital por parte de los agentes que intervienen en el proceso, el diseño de su participación y adecuación al nuevo entorno cultural y técnico que hay que utilizar.

Para mejorar los resultados de la digitalización y escalar este proceso a todos los órganos de contratación, creo que se deberían tener en cuenta las siguientes consideraciones en relación a cada una de estas tres áreas de complejidad:

  • La complejidad jurídica es una restricción fuerte que no se puede cambiar.
  • La complejidad técnica se puede disminuir con la visión de provocar el cambio posible no el futuro deseado (acortar la distancia y el esfuerzo para el cambio en función de la situación de cada servicio); con la instalación en la nube y el modelo por suscripción; con la simplificación inicial de incentivar el núcleo del expediente electrónico; con posponer o minimizar la personalización, la automatización de procedimientos y la integración con sistemas no estrictamente necesarios. Y sobre todo cambiar el modelo imperante de entrega (constrúyelo y vendrán) por el modelo de resultado (identifica y materializa el valor = El valor se define como proporcionar información procesable)
  • Trabajar para gestionar la antro-complejidad:
    • Diseñar la participación con los usuarios (facilitar un taller de cambio)
    • Pedir la participación de los líderes (es imprescindible) y un cambio radical en su comportamiento cuando abordan un proyecto de digitalización. Ahora:
      • Tienen un enfoque continuo, a menudo ciego, en la tecnología por la tecnología ignorando el factor humano.
      • No están dispuestos a involucrarse y tomar posesión de este cambio
      • No logran involucrar de manera inclusiva, al principio y durante todo el ciclo de cambio, a las partes interesadas afectadas por el cambio

Nosotros ya estamos aplicando estas consideraciones en los proyectos de digitalización con algunos de nuestros clientes. Con resultados e impresiones iniciales muy favorables. Os animo a repensar y compartir las formas en las que digitalizamos los servicios de contratación pública.

Por último, creo que es importante resaltar que el residuo que produce la digitalización son datos continuos, conectados y de calidad. Y los datos nos proporcionan la información procesable (conocimiento) con las pistas sobre cuál es la próxima mejora posible.

 

Manuel Caño
Consultor en tecnología aplicada a la Contratación Pública Electrónica