Com a diretiva comunitária 2014/55/EU entidades públicas e estados membros estão obrigados a aceitar as faturas eletrónicas dos seus fornecedores. A faturação eletrónica é mais um passo na transformação digital das empresas, com impactos no aumento da satisfação dos clientes, redução de custos, aumento da produtividade e simplificação dos processos. Esta medida permite às empresas obter vantagens competitivas e garantir a rastreabilidade e integridade da informação da empresa, com enormes ganhos de eficiência.

O prazo de adoção desta norma foi alargado para 18 de Abril de 2019 mas a obrigatoriedade impõe conhecimento das mudanças e preparação para uma nova realidade. As empresas devem continuar a informar-se e procurar tomar decisões sobre as soluções a adotar, para garantir uma mudança de processo gradual e estruturada.

A nova legislação da fatura eletrónica na administração pública tem sido alvo de muitas dúvidas num processo de transição que envolve fornecedores e entidades públicas. No plano nacional a ESPAP será a entidade que coordenará a implementação da faturação para as entidades públicas, sendo que serviços de administração direta do Estado e institutos públicos se encontram vinculados ao sistema de faturação eletrónica fornecido pela mesma. Outros serviços poderão ou não decidir aderir ao sistema fornecido pela ESPAP.

A VORTAL, em colaboração com a INDRA MINSAIT, tem promovido sessões de esclarecimento gratuitas com o objetivo de clarificar acerca das mudanças em curso. Ao fim de 3 sessões em Lisboa e no Porto foram formadas cerca de 500 pessoas acerca desta nova obrigatoriedade.

Com o intuito de ajudar as empresas a abraçar este processo a VORTAL dispõe de ofertas chave-na-mão para emissão e receção de faturas, em que o cliente pode escolher o nível e digitalização adequado às necessidades da sua empresa.

Saiba o que muda

As Entidades Públicas terão de procurar junto dos seus parceiros de faturação soluções completas que permitam digitalizar totalmente o processo de faturação, cumprindo assim o objetivo final da uniformização de faturação na União Europeia. Por outro lado, os fornecedores deverão proceder ao envio das suas faturas através de um sistema de faturação preparado para o efeito. Assim, estes podem simplesmente optar por soluções de baixo investimento, mas que garantem conformidade com a legislação, embora estas sejam disponibilizadas mais raramente, nomeadamente por entidades como a VORTAL.

Estas soluções de baixo investimento permitem às empresas fornecedoras ficar em conformidade com a legislação de forma simples, eliminando as preocupações relacionadas com a imposição das alterações ao CCP daqui a menos de um mês. Não obstante, o valor acrescentado de uma solução automatizada é largamente reconhecido mesmo no caso dos fornecedores, permitindo às empresas desmaterializar processos e alocar recursos a tarefas de maior valor, reduzindo ainda cerca de 90% dos custos de faturação. A base de arranque para o cumprimento da legislação será sempre a comunicação entre as entidades públicas e os seus fornecedores: as primeiras deverão disponibilizar informação sobre o formato de faturação que pretendem receber, que os fornecedores deverão acomodar junto dos seus sistemas de faturação.

Na falta de informação por parte das Entidades Públicas, será crucial o suporte dos fornecedores de sistemas de faturação como a VORTAL, que poderão ajudar as empresas a cumprir com os formatos de faturação legais e prestar conselhos sobre a obtenção das autorizações necessárias para envio das faturas no novo formato. De igual modo, será crucial para as Entidades Públicas encontrar parceiros que os auxiliem não só na implementação de um sistema de faturação integrado com o seu sistema de gestão, mas também na definição do formato de fatura pretendido.
A desmaterialização do processo de faturação é mais um passo num vasto processo de transformação digital, mas será talvez um dos mais importantes, permitindo às organizações tornarem-se mais eficientes e libertarem tempo dos seus recursos para tarefas com maior valor acrescentado para as organizações.

O mercado português tem pela frente um desafio de gestão da mudança, para o qual importa a todas as empresas encontrar os parceiros que os auxiliem no desenho das soluções certas para si, entrando na nova era de digitalização do tecido empresarial nacional.